Apresentamos neste texto algumas ideias para acelerar e manter uma adoção sustentável da sua rede social corporativa (RSC), baseadas em experiências dos vários projetos de implantação que participamos.
Sempre é bom ressaltar que a rede social corporativa não visa substituir ou se sobrepor às soluções e ferramentas transacionais existentes, mas sim adicionar valor aos processos e ferramentas já utilizadas, melhorando seus componentes de comunicação e colaboração.
Colocamos no ar a nossa rede social corporativa. Como faço para atrair e engajar os usuários nessa nova rede?
Nada que uma boa estratégia de adoção não possa resolver.
Nesta fase, após a estruturação inicial da RSC baseada nos levantamentos de informações, no alinhamento com os enunciados estratégicos e nos objetivos organizacionais, deveremos ter:
A estrutura de governança da rede definida e atuante;
A plataforma tecnológica da RSC instalada e testada, com as funcionalidades desejadas e as integrações necessárias com outros sistemas;
A estrutura de comunidades, suas permissões, suas funcionalidades e suas métricas específicas definidas, baseadas nos fluxos de processos críticos e outros de interesse corporativo, identificados no planejamento da rede;
Realizado uma carga inicial em cada comunidade, dos documentos e arquivos relacionados com o seu tema;
Disponibilizado o acesso a todos os usuários potenciais da rede.
Um bom plano de adoção deve conter as etapas de divulgação, captação, retenção e gestão.
1. Divulgação
Um plano de comunicação deve ser desenvolvido e executado para o lançamento e para manutenção da rede social corporativa. Fornecer uma comunicação clara e envolver todos no lançamento é essencial para construir a confiança dos membros e aperfeiçoar o processo de adoção da plataforma.
Para uma maior visibilidade, é preciso divulgar a rede social corporativa em todas as áreas e unidades, através dos meios de comunicação corporativa já utilizados pela empresa, por exemplo:
Vídeo de lançamento da RSC;
Mensagem do presidente (preferencialmente um vídeo);
Ações e materiais promocionais (camisetas, totens, murais, banners, canetas, etc);
“Ponto de Venda” para cadastramento/foto, visando o preenchimento do Perfil;
Banner animado no login da intranet;
E-mails de divulgação. Sugiro uma campanha de 4 e-mails (1 por semana). A cada semana pode ser abordada uma funcionalidade específica da plataforma, com dicas de uso sobre o preenchimento do perfil, blogs, wikis, bibliotecas, galeria de mídia, etc.
2. Captação
Para um bom engajamento do público envolvido, a captação talvez seja o momento mais crítico e importante para o sucesso RSC, devendo ocorrer em paralelo à divulgação e com definições vitais para adoção dos membros da rede:
Definição do Comitê Gestor (gestão estratégica da rede);
Capacitação dos gestores de comunidades (por meio de workshops de utilização da ferramenta);
Inserção inicial (carga) de conteúdo nas comunidades e subcomunidades;
Engajamento do Presidente e Diretores (criação de um blog assinado por um deles, por exemplo), mentoria reversa (corpo a corpo);
Uso de ferramentas e metodologia de Gamificação. Uma das técnicas mais eficazes para motivação e engajamento aplicadas a redes sociais corporativas. Trata-se de uma estratégia de interação entre pessoas e grupos de pessoas, com base no oferecimento de incentivos que estimulem o engajamento dos membros da rede social corporativa, de maneira lúdica.
3. Retenção
Como complemento da etapa de acompanhamento da adoção, após a aplicação do plano inicial de divulgação e captação, é muito importante que algumas ações sejam executadas no intuito de manter o seu público interessado, motivado e enxergando valor na plataforma:
Configuração da notificação (e-mail) diária com o resumo das movimentações das comunidades e da rede;
Disponibilizar dicas do dia através de um blog;
Disponibilizar um tutorial da rede;
Manter a qualidade e a periodicidade em relação ao conteúdo disponibilizado.
4. Gestão
Envolvendo todas as etapas anteriores em um nível gerencial e estratégico, a gestão contínua da rede é obrigatória para a manutenção e a evolução da estrutura criada.
A solução tecnológica escolhida para a rede social corporativa deve fornecer um conjunto abrangente de estatísticas de uso, apresentadas na forma de tabelas ou gráficos, que ajudem a medir o seu valor para a organização.
As estatísticas de uso são coletadas em dois níveis:
Estatísticas de uso genéricas: reportam sobre o uso geral da rede, por exemplo, o número total de pessoas que efetuaram login na rede social corporativa na última semana.
Estatísticas de uso específicas das comunidades: reportam sobre o uso geral e específico de uma comunidade ou subcomunidade, por exemplo, o número total de pessoas que efetuaram login em uma comunidade específica na última semana. Para uma maior segurança das informações, as estatísticas de uso das comunidades e subcomunidades serão acessadas apenas pelos seus gestores e os administradores da rede social corporativa.
As estatísticas de uso estão agrupadas em 3 categorias principais:
Pessoas: deve rastrear os membros que colaboram de forma ativa na rede social corporativa.
Participação: deve rastrear o nível de utilização dos elementos sociais da rede social corporativa, como o download de arquivos e atualizações de perfis.
Conteúdo: mede a quantidade de informação armazenada em cada elemento social (ex: quantidade de arquivos, fotos, artigos, vídeos, etc).
Conclusão
Não há dúvida que uma rede social corporativa traz valor para os negócios. Os desafios que existem podem ser superados com o acompanhamento de uma consultoria experiente, para desenvolver uma estratégia e um planejamento adequados para sua rede social corporativa, que oriente tanto as decisões referentes às soluções técnicas e a melhor arquitetura da informação, quanto aos fluxos formais e informais de informação, a estrutura das comunidades de interesse, a governança, a adoção e o engajamento, visando atender as necessidades corporativas, com o melhor retorno sobre o investimento.
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